Telefonování z Excelu je vhodné pro malá call centra. Není třeba kupovat drahý
databázový systém, stačí Excel. Ten je cenově dostupný a většina lidí s ním
umí zacházet. Pro provoz v malém call centru si Excelem vedoucí pracovník pohodlně
připraví data pro telefonování.
Co je potřeba pro telefonování z Excelu?
-
běžné PC s Excelem.
-
vytáčecí HW - karta do PC, kterou Vám dodáme.
-
vytáčecí SW Excelovský sešit s makry "Visual Basic pro MS Office",
který Vám dodáme. V tomto sešitu se ukládá pouze nastavení. Data pro telefonování
jsou ve zvláštních sešitech bez maker, které si budete plně spravovat sami.
-
telefon - samozřejmě, nějaké připojení k telefonní síti. Klasický telefonní pár,
ISDN, GSM brána, VoIP, pobočková ústředna.
-
telefon - samozřejmě, nějaký telefonní přístroj. Vhodný je telefon s náhlavní
soupravou, aby telefonující osoba měla obě ruce volné na práci s PC. Vše dodáme.
Tip: telefonní hovory je možné na PC i nahrávat.
Možnosti HW
-
ovládání z PC "zvedat" a "zavěšovat"
-
ovládání z PC "volit"
-
odpojovat telefon během volby - operátorka neslyší rušivé zvuky
-
odpojit vytáčecí HW po volbě - nesnižuje impedanci
Dialog "Telefon" je modální okno. Detail historie volání je na tomto obrázku skrytý.
Podrobnější popis v návodu k použití.
Hlavní možnosti SW - činnost operátorky
-
odchozí volání dle seznamu v datovém sešitu Excelu, operátorka telefonní čísla
nevyťukává, ale vybere příslušný řádek a stiskne tlačítko
-
výsledek volání (základní) vybere operátorka stisknutím tlačítka a SW jej zapíše
do téhož řádku, nejsou chyby typu "operátorka to zapsala jinam"
-
tyto "výsledky volání" jsou pevné řetězce, možnost dalšího vyhodnocování pomocí
Excelu použitím "Data - Filtr"
-
"výsledek rozšířený" je poznámka, zapsaná operátorkou - libovolný řetězec,
přitom může vybrat některou z předvolených možností (rozbalovací seznam)
-
tlačítkem "Word" na dialogu telefonu se dá spustit Word na principu podobném šablonám
a do dokumentu, například smlouva, se přenese z Excelu telefonní číslo, jméno
a evidenční řetězec dokumentu - operátorka může dokument libovolně upravovat
-
volání, ke kterému je třeba se později vrátit se v řádku označí jako odložené, zadá
se počet minut
-
odložená volání, u kterých vypršel čas odložení, je možno vypsat pomocí tlačítka
"Filtr" a rovnou opakovat volání, počty odložených jsou vypisovány
čísly "vypršelé / celkem"
-
po vypnutí filtru je operátorka dotázána zda se vrátit na řádek před zavoláním filtru,
aby mohla pokračovat tam, odkud si "odskočila" na vypršelé odložené
-
možnost "Najít" výsledky volání a "Najít další"
-
možnost zadat alternativní telefonní číslo, t=123456789 a stisknout
tlačítko "Alt. telefon", do historie se zapíše skutečné volané číslo
(t=123456789 může operátorka později vymazat)
-
volitelná možnost přeskakovat řádky, které mají vyplněny "výsledky volání" tak,
že už není třeba volat
-
možnost zobrazit/skrýt detaily historie volání
-
dovolá-li se operátorka na automat s hlasovou nabídkou, může volit další čísla
"druhou volbou"
-
pořadí ovládacích prvků je voleno tak, že operátorka může dělat úkony:
"Volat" , "Zavěsit", psaní do poznámky, další řádek dolu - tlačítky:
mezera, mezera, psaní textu, enter
Celkový pohled na obrazovku po stisknutí tlačítka "Zavěsit".
Operátorka v tuto chvíli vybere stisknutím tlačítka "povinný" výsledek volání.
Dialogové okno "Telefon - výsledek volání" se zavře a je možno zapsat
"Výsledek rozšířený" - libovolný text. Do listu se údaje zapíší až v okamžiku
přemístění na jiný řádek (zápis, pak přemístění).
Na tomto obrázku je detail historie volání neskrytý (vpravo nahoře).
Podrobnější popis v návodu k použití.
Hlavní možnosti SW - nastavení
-
předčíslí pro volání "ven" (u PBÚ) například 0, kde znak "čárka" znamená pauzu
-
počet znaků historie volání v buňkách sloupce Historie
-
lze spustit dialog Telefonu a trénovat práci bez volání, při zaškolování operátorek
-
pro domácí použití lze vypnout dialog "povinný" výsledek hovoru a používat SW
jako telefonní seznam pro 65 534 telefonních čísel v paměti,
u novějšího Office i více
-
zadání vlastních textů nadpisů sloupců, které používají procedury
-
nepotřebné sloupce nemazat, SW by hlásil chybu, nepotřebné sloupce je možno skrýt
-
na pořadí sloupců nezáleží, SW si je najde podle řetězců v Zadání
-
uživatel si může vložit vlastní sloupce, SW si jich nebude všímat, jen řetězce
v nadpisech vlastních sloupců nesmí být stejné, jako v "povinných" sloupcích,
pokud jsou umístěny před nimi
-
SW umožňuje vygenerovat nový sešit se záhlavím sloupců stisknutím tlačítka
-
SW umožňuje zadání textů tlačítek "Výsledek hovoru" (základní)
a některá doplňková tlačítka je možno nastavit tak, aby se nezobrazovala
-
SW umožňuje zadání textů "Výsledek základní", které přeskakovat
-
SW umožňuje zadání ukládání sešitu s daty telefonování po určitém počtu volání
-
pro evidenci dokumentů Word SW umožňuje zadání evidenčního řetězce a čísla, které se po každém přidělení zvýší o jedničku
-MK-
|
© 2011.-09.-09.
|
Telefonování z Excelu
|