Telefonování z Excelu je vhodné pro malá call centra. Není třeba kupovat drahý databázový systém, stačí Excel. Ten je cenově dostupný a většina lidí s ním umí zacházet. Pro provoz v malém call centru si Excelem vedoucí pracovník pohodlně připraví data pro telefonování.

Co je potřeba pro telefonování z Excelu?
• běžné PC s Excelem.
• vytáčecí HW - karta do PC, kterou Vám dodáme.
• vytáčecí SW Excelovský sešit s makry "Visual Basic pro MS Office", který Vám dodáme. V tomto sešitu se ukládá pouze nastavení. Data pro telefonování jsou ve zvláštních sešitech bez maker, které si budete plně spravovat sami.
• telefon - samozřejmě, nějaké připojení k telefonní síti. Klasický telefonní pár, ISDN, GSM brána, VoIP, pobočková ústředna.
• telefon - samozřejmě, nějaký telefonní přístroj. Vhodný je telefon s náhlavní soupravou, aby telefonující osoba měla obě ruce volné na práci s PC. Vše dodáme.

Možnosti HW
• ovládání z PC "zvedat" a "zavěšovat"
• ovládání z PC "volit"
• odpojovat telefon během volby - operátorka neslyší rušivé zvuky
• odpojit vytáčecí HW po volbě - nesnižuje impedanci

Hlavní možnosti SW - činnost operátorky
• odchozí volání dle seznamu v datovém sešitu Excelu, operátorka telefonní čísla nevyťukává, ale vybere příslušný řádek a stiskne tlačítko
• výsledek volání (základní) vybere operátorka stisknutím tlačítka a SW jej zapíše do téhož řádku, nejsou chyby typu "operátorka to zapsala jinam"
• tyto "výsledky volání" jsou pevné řetězce, možnost dalšího vyhodnocování pomocí Excelu použitím "Data - Filtr"
• "výsledek rozšířený" je poznámka, zapsaná operátorkou - libovolný řetězec, přitom může vybrat některou z předvolených možností (rozbalovací seznam)
• tlačítkem "Word" na dialogu telefonu se dá spustit Word na principu podobném šablonám a do dokumentu, například smlouva, se přenese z Excelu telefonní číslo, jméno a evidenční řetězec dokumentu - operátorka může dokument libovolně upravovat
• volání, ke kterému je třeba se později vrátit se v řádku označí jako odložené, zadá se počet minut
• odložená volání, u kterých vypršel čas odložení, je možno vypsat pomocí tlačítka "Filtr" a rovnou opakovat volání, počty odložených jsou vypisovány čísly "vypršelé / celkem"
• po vypnutí filtru je operátorka dotázána zda se vrátit na řádek před zavoláním filtru, aby mohla pokračovat tam, odkud si "odskočila" na vypršelé odložené
• možnost "Najít" výsledky volání a "Najít další"
• možnost zadat alternativní telefonní číslo, t=123456789 a stisknout tlačítko "Alt. telefon", do historie se zapíše skutečné volané číslo (t=123456789 může operátorka později vymazat)
• volitelná možnost přeskakovat řádky, které mají vyplněny "výsledky volání" tak, že už není třeba volat
• možnost zobrazit/skrýt detaily historie volání
• dovolá-li se operátorka na automat s hlasovou nabídkou, může volit další čísla "druhou volbou"
• pořadí ovládacích prvků je voleno tak, že operátorka může dělat úkony: "Volat" , "Zavěsit", psaní do poznámky, další řádek dolu - tlačítky: mezera, mezera, psaní textu, enter

Celkový pohled na obrazovku po stisknutí tlačítka "Zavěsit". Operátorka v tuto chvíli vybere stisknutím tlačítka "povinný" výsledek volání. Dialogové okno "Telefon - výsledek volání" se zavře a je možno zapsat "Výsledek rozšířený" - libovolný text. Do listu se údaje zapíší až v okamžiku přemístění na jiný řádek (zápis, pak přemístění). Na tomto obrázku je detail historie volání neskrytý (vpravo nahoře).
Podrobnější popis v návodu k použití.

Hlavní možnosti SW - nastavení
• předčíslí pro volání "ven" (u PBÚ) například 0, kde znak "čárka" znamená pauzu
• počet znaků historie volání v buňkách sloupce Historie
• lze spustit dialog Telefonu a trénovat práci bez volání, při zaškolování operátorek
• pro domácí použití lze vypnout dialog "povinný" výsledek hovoru a používat SW jako telefonní seznam pro 65 534 telefonních čísel v paměti, u novějšího Office i více
• zadání vlastních textů nadpisů sloupců, které používají procedury
• nepotřebné sloupce nemazat, SW by hlásil chybu, nepotřebné sloupce je možno skrýt
• na pořadí sloupců nezáleží, SW si je najde podle řetězců v Zadání
• uživatel si může vložit vlastní sloupce, SW si jich nebude všímat, jen řetězce v nadpisech vlastních sloupců nesmí být stejné, jako v "povinných" sloupcích, pokud jsou umístěny před nimi
• SW umožňuje vygenerovat nový sešit se záhlavím sloupců stisknutím tlačítka
• SW umožňuje zadání textů tlačítek "Výsledek hovoru" (základní) a některá doplňková tlačítka je možno nastavit tak, aby se nezobrazovala
• SW umožňuje zadání textů "Výsledek základní", které přeskakovat
• SW umožňuje zadání ukládání sešitu s daty telefonování po určitém počtu volání
• pro evidenci dokumentů Word SW umožňuje zadání evidenčního řetězce a čísla, které se po každém přidělení zvýší o jedničku